Jak nadać uprawnienia biuru rachunkowemu w KSeF — krok po kroku

Jak nadać uprawnienia biuru rachunkowemu w KSeF?

Jeśli korzystasz z usług biura rachunkowego, musisz nadać mu uprawnienia w KSeF, żeby mogło wysyłać i odbierać faktury w Twoim imieniu. Poniżej wyjaśniamy krok po kroku, jak to zrobić.

Dlaczego biuro rachunkowe potrzebuje uprawnień w KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) wymaga, żeby każda osoba lub firma, która wysyła lub odbiera faktury, miała odpowiednie uprawnienia. Biuro rachunkowe, które wystawia faktury Twoim klientom lub pobiera faktury zakupowe, musi mieć nadane uprawnienia przez Ciebie jako właściciela firmy.

Bez uprawnień biuro nie będzie mogło:

•Wysyłać faktur sprzedażowych do KSeF

•Pobierać faktur zakupowych z KSeF

•Sprawdzać statusu wysłanych dokumentów

Co jest potrzebne do nadania uprawnień?

Do nadania uprawnień biuru rachunkowemu potrzebujesz:

•Certyfikat kwalifikowany (e-podpis) — Twój, jako właściciela firmy

•NIP biura rachunkowego lub numer PESEL osoby, której nadajesz uprawnienia

•Dostęp do portalu KSeF lub aplikacji obsługującej zarządzanie uprawnieniami

Krok 1: Zaloguj się do KSeF

Wejdź na portal KSeF Ministerstwa Finansów i zaloguj się certyfikatem kwalifikowanym. Upewnij się, że logujesz się jako podmiot (Twoja firma, Twój NIP), a nie jako osoba fizyczna.

Krok 2: Przejdź do zarządzania uprawnieniami

Po zalogowaniu przejdź do sekcji zarządzania uprawnieniami. Znajdziesz tam opcję nadawania uprawnień innym podmiotom i osobom.

Krok 3: Dodaj uprawnienie dla biura

Wprowadź dane biura rachunkowego:

•NIP biura — jeśli nadajesz uprawnienie całemu biuru rachunkowemu

•PESEL — jeśli nadajesz uprawnienie konkretnej osobie (np. Twojej księgowej)

Krok 4: Wybierz zakres uprawnień

Określ, co biuro może robić w KSeF:

•Wysyłka faktur — biuro może wystawiać i wysyłać faktury w Twoim imieniu

•Odbiór faktur — biuro może pobierać faktury zakupowe wystawione na Twoją firmę

•Zarządzanie uprawnieniami — biuro może nadawać uprawnienia innym (ostrożnie z tą opcją!)

Dla większości firm wystarczą uprawnienia do wysyłki i odbioru faktur.

Krok 5: Potwierdź nadanie uprawnień

Zatwierdź operację podpisem kwalifikowanym. Uprawnienia zaczną obowiązywać natychmiast.

Nadawanie uprawnień dla wielu osób z biura rachunkowego

Jeśli Twoje biuro rachunkowe ma kilku pracowników, możesz:

•Nadać uprawnienie na NIP biura — wtedy biuro samo decyduje, kto pracuje na Twoim koncie

•Nadać uprawnienia poszczególnym osobom po PESELu — masz pełną kontrolę nad tym, kto ma dostęp

Jak cofnąć uprawnienia?

W każdej chwili możesz cofnąć nadane uprawnienia. Wystarczy zalogować się do KSeF, przejść do sekcji uprawnień i usunąć niepotrzebne pozycje.

Potrzebujesz pomocy?

Nadawanie uprawnień wymaga certyfikatu kwalifikowanego i znajomości portalu KSeF. Jeśli wolisz, żeby ktoś doświadczony zrobił to za Ciebie — skontaktuj się z nami. Pomożemy skonfigurować uprawnienia szybko i bez stresu.

Jak nadać uprawnienia biuru rachunkowemu w KSeF — krok po kroku