Jak odebrać fakturę z KSeF — instrukcja krok po kroku

Jak odebrać fakturę z KSeF?

Gdy kontrahent wystawi fakturę w KSeF, nie wysyła jej już mailem ani pocztą — jest dostępna bezpośrednio w systemie KSeF. Poniżej opisujemy, jak ją odebrać.

Dlaczego faktury są teraz w KSeF?

Od momentu wejścia obowiązku KSeF, sprzedawcy wysyłają faktury do centralnego systemu MF. Nabywca może pobrać fakturę przez:

•Własny system (ERP, program księgowy) zintegrowany z KSeF

•Aplikację taką jak Spektra

•Portal KSeF Ministerstwa Finansów (ksef.mf.gov.pl)

Metoda 1: Przez aplikację lub program księgowy

Jeśli korzystasz z programu zintegrowanego z KSeF (np. Spektra), faktury zakupowe są pobierane automatycznie. Wystarczy:

1.Zalogować się do aplikacji

2.Przejść do sekcji "Faktury zakupowe" lub "Odbiór z KSeF"

3.Pobrać lub zsynchronizować faktury

Metoda 2: Przez portal KSeF MF

1.Wejdź na ksef.mf.gov.pl

2.Zaloguj się certyfikatem kwalifikowanym lub profilem zaufanym

3.Przejdź do sekcji "Faktury zakupowe"

4.Wybierz fakturę i pobierz XML lub PDF wizualizacji

Metoda 3: Przez API KSeF (dla programistów)

Programiści mogą pobierać faktury zakupowe przez API KSeF:

Zapytanie synchroniczne:

•POST /api/online/Query/Invoice/Sync

•Parametry: NIP nabywcy, zakres dat

Zapytanie asynchroniczne:

•POST /api/online/Query/Invoice/Async/Init — inicjalizacja zapytania

•GET /api/online/Query/Invoice/Async/Status/{QueryElementReferenceNumber} — sprawdzenie statusu

•GET /api/online/Query/Invoice/Async/Fetch/{QueryElementReferenceNumber} — pobranie wyników

Co jest potrzebne do odbioru?

•Token KSeF z uprawnieniem do **odbioru faktur**

•NIP Twojej firmy (jako nabywcy)

•Aplikacja lub system zintegrowany z KSeF

Jak filtrować faktury?

Możesz pobierać faktury według:

•Zakresu dat wystawienia

•Zakresu dat przesłania do KSeF

•NIP wystawcy

•Numeru KSeF

Czy mogę odebrać wszystkie faktury wstecz?

Tak — faktury są dostępne w KSeF przez 10 lat od daty wystawienia. Możesz pobierać zarówno najnowsze, jak i archiwalne dokumenty.

Nie widzę faktury od kontrahenta — co robić?

Sprawdź:

•Czy kontrahent faktycznie wystawił fakturę w KSeF (a nie wysłał PDF-a)

•Czy token ma uprawnienie do odbioru dla właściwego NIP

•Czy szukasz w odpowiednim zakresie dat

Potrzebujesz pomocy z odbiorem faktur? Skontaktuj się z nami lub [sprawdź aplikację Spektra](/aplikacja-ksef), która automatycznie pobiera faktury zakupowe.

Jak odebrać fakturę z KSeF — instrukcja krok po kroku